【顧問先】マイナンバー対応・規程・体制構築アドバイス

2015/05/17

今年２０１５年１０ 月から、住民票のあるすべての人に対し、マイナンバーの通知が始まります。

来年２０１６年１月からは職安・年金事務所・けんぽ協会・税務署等の届出に従業員のマイナンバーが必要になります。企業は、事前に制度を理解し、従業員に周知し、従業員のマイナンバーを集めなければなりません。会社で扱うマイナンバーは、正社員の他に、契約社員、嘱託社員、パート・アルバイトなど全従業員、また、扶養家族も必要です。

マイナンバーは１つ１００万円の経済的価値と言われます。１００人の従業員であれば、その家族も含めて３億円の損害賠償を請求される可能性さえあります。漏えいの損害は甚大です。リスク管理のための体制づくりは非常に重要な問題です。 給与計算や人事労務関係、税務等を委託している場合は、マイナンバーを委託先に提供することから、委託する場合の対応も必要になります。

マイナンバー管理のためのシステム変更、PマークやISO２７００１取得、その他、様々な対応を開始している企業もあります。

堀下社会保険労務士事務所は、事務所を移転し、堅牢なセキュリティーを兼ね備えた新事務所を構築いたします。

沖縄県卸売商業組合ビルに移転します。琉球銀行商業団地支店、沖縄銀行商業団地支店が入っているビルです。２つの銀行の金庫もあるビルですから、かなりセキュア環境です。長嶋監督がＣＭするあの機械警備が入っています。同時に、警備員が常駐し、巡回警備を行ないます。さらには、堀下社会保険労務士事務所は監視カメラも設置いたします。

堀下社会保険労務士事務所は、Ｐマークより取得が難しいといわれる国際規格であるＩＳＯ２７００１（ＩＳＭＳ）を取得いたします。

顧問先の皆さんには、規程を提供いたします。
規程を整備し、コンサルティングを必要とする顧問先の方は堀下社会保険労務士事務所までお問い合わせください。

①マイナンバー導入スケジュール表
　　......会社用のひな形

②マイナンバー管理規程
　　......新規作成が必要です。

③就業規則の規定（服務規律、懲戒処分）、提出用書式

④マイナンバーに対応した雇用契約書のひな形

⑤従業員への案内文
　　......マイナンバーを提出してもらうため

⑥マイナンバーの委託承諾・使用承認および告知書
　　......手間をかけずに法律違反しないためのひな形

⑦マイナンバー委託契約書
　......社労士事務所、税理士事務所に委託している会社は必須で　
　　　す。

⑧外部委託業者へのチェックリスト
　......社労士事務所、税理士事務所にマイナンバーをきちんと管
　　　理させる責任が委託する会社にあります。チェックリストで確
　　　認しましょう。

⑨人事労務関連の文書・帳簿の法定保存期間一覧表
　　......従業員が退職したら、その従業員のマイナンバーを記載し
　　　　た書面は法定保存期間を過ぎたら破棄する義務がありま
　　　　す。法定保存期間を把握しておかなければなりません。

⑩マイナンバー破棄管理表（サンプル）
　　......従業員が退職したら、その従業員のマイナンバーは法定
　　　　保存期間を過ぎたら破棄する義務があります。管理表が必
　　　　要です。

⑪マイナンバーを従業員に周知するための書式ひな形
　　　......マイナンバーの社内体制について

⑫マイナンバー取扱業務の洗い出し表（サンプル）

⑬マイナンバー取扱担当者の誓約書
　　......情報漏洩しないように緊張感を持った取扱を求める

⑭マイナンバー取扱担当者退職誓約書
　　......情報漏洩防止のため

⑮マイナンバーが漏洩した場合の対応規程
　　......マイナンバー漏洩への対応と再発防止のため

⑯マイナンバー受取記録簿
　　......５Ｗ１Ｈで記録するためのひな形

⑰マイナンバー取扱担当者への定期監査チェックリスト
　　......担当者がルールどおりに業務を処理しているか定期的に
　　　　監督する義務があります。

⑱100人以下の規模の会社の対応方法一覧
　　......100人規模以下の会社はマイナンバーの取扱管理が緩和
　　　　されます。

⑲マイナンバーの導入費用1000万円、ランニングコスト400万円
　......マイナンバーはコストがかかります。その試算表です。

⑳マイナンバー従業員教育用レジュメ
　......マイナンバーを従業員に教育して安心感と具体的な指示を
　　　しなければなりません。そのレジメとしてパワーポイントで作
　　　成した32枚のスライドです。ひな形があると作りやすい。時
　　　間が節約できます。

※都合により変更することがあります。